JO har prövat en anmälan om ett landstings hantering av begäran om utlämnande av allmän handling. Genom utredningen framkom att två avtal som rörde en tidigare HR-direktörs anställning inom landstinget inte hade diarieförts av landstinget. Detta var i strid med såväl regleringen för hur diarieföring ska ske och landstingets interna riktlinjer.
I sitt beslut konstaterar JO att den bristfälliga hanteringen har lett till att allmänna handlingar inte har kunnat lämnas ut vid begäran, och att extern granskning av det aktuella ärendet därigenom har avsevärt försvårats. Regiondirektören förtjänar enligt JO allvarlig kritik för sin underlåtenhet att diarieföra de aktuella avtalen.
JO har inte på ett tillfredsställande sätt kunnat utreda om det inträffade enbart beror på att en enskild medarbetare har brutit mot regler och riktlinjer, eller om det finns generella problem med rutinerna för diarieföring inom regionen. JO förutsätter dock att regionen tar det inträffade på största allvar och vidtar åtgärder för att se till att diarieföring och utlämnande av allmänna handlingar fortsättningsvis hanteras på ett korrekt sätt.
Registrering och ordning
Av 5 kap. 1 § OSL framgår att en allmän handling ska registreras så snart den har kommit in till eller upprättats hos en myndighet, om det inte är uppenbart att den är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet. JO har uttalat att registrering i normalfallet bör ske senast påföljande dag eller så snart det är praktiskt möjligt, se JO 2009/10 s. 462 och JO 2007/08 s. 565.
Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver dock inte registreras, om de hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om de kommit in eller upprättats. Hemliga handlingar ska i princip alltid registreras. Eftersom diarieföringens egentliga funktion är att garantera att allmänheten får tillgång till allmänna handlingar, måste noteringarna i ett diarium vara så utförliga att en efterfrågad handling kan identifieras utan större svårigheter.
Regiondirektören hävdade att övriga funktioner i ledningen inom landstinget känt till avtalen. Till exempel den nya HR-direktören och förhandlingschefen, likaså ekonomidirektören tillika biträdande regiondirektören. De hade kunnat diarieföra och lämna ut avtalet.
Kommentar
Det verkar ha funnits flera chefer som känt till avtalen, men kanske inga handläggare? Detta kanske kan förklara varför avtalen inte har förvarats så att de kunde lämnas ut när det begärdes. Om undantaget om registrering av en allmän handling ska vara aktuellt är det viktigt att handlingarna hålls så ordnade att det utan svårigheter kan fastställas om de har kommit eller upprättats. Detta förutsätter att det är känt för dem som får frågor om utlämnande av handlingar vilka handlingar som finns.
/Kristina Ahlström
JO 2018-03-13, dnr 3905-2017 och 3949-2017.
