Publicerat på webbplatsen första gången 2020-09-09
JO beslut 2020-08-31, dnr 7480-2019
Dokument i ett personalärende
En reporter vid en tidning frågade i ett mejl den 9 oktober 2019 till HR-chefen i en kommun om det fanns några personalärenden gällande kommunens gatuingenjör. Reportern begärde även att få ta del av eventuella varningar, uppsägning, överenskommelse om upphörande av anställning el liknande.
När begäran gjordes hade kommunen beslutat att stänga av gatuingenjören men HR-chefen besvarade reporterns förfrågan med att det inte fanns några sådana dokument som han frågade efter.
Den 17 oktober 2019 fick tidningen ta del av handlingar i ärendet.
Telefonsamtalet
När reportern i telefonsamtal med HR-chefen den 14 oktober 2019 diskuterar om det finns något personalärende frågade chefen reportern: Varför är du så intresserad just av detta?
JO-anmälan
Tidningen anmälde det inträffade till JO och framförde klagomål mot chefens hantering av reporterns begäran.
Enligt chefens uppgifter till JO ansåg hon att reporterns efterfrågan var oprecis.
Kommunstyrelsen ansåg att hanteringen kring tidningens förfrågande inte hade hanterats korrekt. Kommunstyrelsen skulle med anledning av det inträffade se över behovet av rutiner och information.
Rättsliga utgångspunkter
JO redovisar i sitt beslut de rättsliga utgångspunkterna för utlämnande av allmänna handlingar och myndigheters serviceskyldighet. Var och en har rätt att ta del av en handling som förvaras hos en myndighet om den är inkommen till myndigheten eller upprättad där, förutsatt att den inte omfattas av sekretess, se 2 kap. 1–4 §§ tryckfrihetsförordningen.
Besked i en fråga om att lämna ut handlingar bör normalt lämnas samma dag som begäran görs. Någon eller några dagars fördröjning kan godtas om det är nödvändigt för att ta ställning till om en handling får lämnas ut.
Den som vill ta del av en handling ska precisera vilken handling som avses eller lämna så detaljerade upplysningar om handlingen och dess innehåll att myndigheten utan större svårigheter kan identifiera den. En begäran anses tillräckligt preciserad om den avser en begränsad grupp av handlingar. Om myndigheten anser att en begäran är för obestämd för att kunna besvarar har dock myndigheten en serviceskyldighet och ska hjälpa den enskilde på ett sådant sätt att hen kan ta tillvara sina intressen, se 6 § förvaltningslagen.
En myndighet får inte på grund av att någon begär att få ta del av en allmän handling efterforska vem denne är eller vilket syfte hen har med sin begäran, om inte myndigheten behöver informationen för att pröva om det finns hinder mot att lämna ut handlingen, se 2 kap. 18 § tryckfrihetsförordningen.
JO:s bedömning
JO godtog inte chefens förklaring till att hon inte lämnat ut handling för att hon uppfattade begäran som oprecis. Chefen hade således lämnat vilseledande uppgifter till reportern. Kopia av dokument kom först efter drygt en vecka från det begäran gjorts, vilket inte är en acceptabel fördröjning enligt JO.
Om chefen ansett att begäran var alltför obestämd skulle hon enligt serviceskyldigheten, försökt reda ut vad begäran avsåg för handlingar.
Chefens fråga om varför reporter var så intresserad av just detta , måste enligt JO i det aktuella sammanhanget uppfattats som att chefen efterforskade syftet med reporterns begäran om att få ta del av allmänna handlingar. Eftersom handlingen inte omfattades av sekretess stred chefens fråga mot det grundlagsfästa förbudet mot efterforskning.
JO ansåg sammanfattningsvis att chefen agerat vilseledande och fördröjt utlämnades av en allmän handling samt ställt en fråga till reportern som stred mot efterforskningsförbudet. JO såg allvarligt på chefens agerande och hon förtjänade kritik för det.
Kommentar
Inom personalområdet uppkommer ibland frågor om hänsyn till individers integritet och bestämmelser om offentlighet. Inom privat verksamhet som inte omfattas av regler om allmänna handlingar kan man välja att inte lämna ut uppgifter om enskilda anställda.
Inom offentlig sektor och viss privat verksamhet som omfattas av offentlighetsprincipen kan inte myndigheten göra en egen bedömning av vad som är känsligt och inte ska lämnas ut. De måste följa regler i grundlag om offentlighet och kan endast neka att lämna ut om det finns bestämmelser om sekretess som förhindrar ett utlämnande. Det är således riksdagen som har bestämt i offentlighets- och sekretesslagen vad som är känsligt och inte kan lämnas ut, det kan inte en enskild handläggare eller chef avgöra.
Därför är det viktigt att anställda som arbetar inom en myndighet , bolag eller organisation som omfattas av offentlighetsprincipen, kan dessa regler.
Detta är anledningen till att jag skrivit böcker om offentlighets-principen med fokus på just HR-området. Böckerna finns att köpa i bokhandeln eller låna på bibliotek, se bland annat Adlibris.
Kristina Ahlström
