Ibland när man begär att få ta del av en handling på en myndighet kan man få till svar att det inte går för att det är arbetsmaterial. Då kan man be om en precisering, för ordet arbetsmaterial finns inte i lagstiftningen. Om en handling som förvaras på en myndighet inte kan lämnas ut är det för att det inte är en allmän handling eller att det finns uppgifter i handlingen som omfattas av en sekretessbestämmelse. Så första frågan blir om det är en allmän handling eller inte.
Om det är en allmän handling blir nästa fråga om det finns någon sekretessbestämmelse som är aktuell, något undantag eller sekretessbrytande regel. Om en uppgift omfattas av sekretess kan den ändå i vissa fall lämnas ut. Det kan handla om om den som sekretessen ska skydda lämnar sitt samtycke eller att uppgiften kan lämnas ut med förbehåll om att mottagaren inte får lämna uppgiften vidare.